Законом регулируются нормы и формы заполнения всех пунктов, разделов документа. Стандартом предусмотрена отдельная титульная страница и/или лист утверждения с указанием авторов, их собственноручных подписей, необходимых печатей.
Область применения
Являясь составной частью полного пакета конструкторских документов, ведомость представляет собой перечень изделий, используемых в проекте, которые приобретаются у стороннего производителя. Комплектность определяется конструкторским коллективом с учетом необходимых требований к конечной продукции. К сфере деятельности разработчика относится и оформление. Правильное заполнение по стандартам ГОСТ существенно облегчает работу предприятий. Информация предназначена для отдела снабжения, бухгалтерии, подразделения, занимающегося финансами. Обязательно наличие в ведомости разрешений для применения покупных изделий. Прилагается список экспертиз, испытаний.
Ведомость покупных изделий является одним из основных документов для упрощенного взаимодействия с отделом снабжения, где не требуются чертежи.
В нем имеются ссылки на дополнительную информацию об изделиях, указаны реквизиты и контактные данные производителей, поставляющих необходимые виды электрооборудования и материалов, механизмов, отдельных деталей. Удачным выбором для оформления ведомостей покупных изделий может стать программа Visio (визио) входящая в пакет Office 365 компании Microsoft. Быстрый, эффективный способ сделать визуализацию документа с помощью диаграмм, встроенных трафаретов с исполнениями изделий по ГОСТ 2.113-75.
Скачать ГОСТ 2.113-75
Несмотря на бурное развитие электроники, появление гаджетов со множеством функций форма бумажной документации, отчетности в промышленной сфере еще долго будет приоритетной. Достоверность подписей, печатей невозможно проверить на электронных носителях, что в некоторых случаях является необходимым условием сотрудничества с поставщиком покупных изделий.
Далеко не каждое производство оборудовано современными электронными устройствами, поэтому работать у станка, на сборочном конвейере приходится используя чертеж, список, ведомость в бумажном виде. Исследователи прогнозируют еще несколько десятилетий активного использования бумажной документации на производстве.
Структура и содержание документа
ГОСТ 2.106-68 регламентирует основные положения при заполнении пакета КД (конструкторских документов). Особое внимание уделяется оформлению ведомостей. Наряду с чертежами они входят как в основной, таки в полный пакет КД. Если ведомость спецификаций содержит перечень всех составных частей изделий, их количества на единицу изделия, то документ покупных изделий указывает характеристики продукции сторонних производителей. Такое разделение полностью оправдано. Работать с документами становится проще. Для составления бухгалтерской отчетности, продуктивной работы отдела снабжения предлагается информация, адаптированная для решения целей каждого подразделения предприятия. Поэтому продукция сторонних производителей входит в ведомость покупных изделий, которая является отдельным документом.
Правилами оформления предписан порядок заполнения стандартных форм 3 и 3а, где указаны поля, графы для внесения данных. Рекомендуется перечень изделий разделять следующим образом — сначала выделять группу деталей по названию, а затем внутри этого подраздела вносить их по алфавитному порядку и цифровым значениям в порядке возрастания. Содержание документа показано на титульном листе. Рекомендуется для обложки использовать более плотную бумагу, чем та, используется непосредственно для ведомостей. Оформляется титульный лист следующим образом:
- наименование;
- к какому виду относится;
- как обозначено изделие на чертежах;
- номер по технической документации;
- код продукции.
Скачать ГОСТ 2.106-68
Подобная система обозначений облегчает дальнейшую работу. Особенно на крупных предприятиях, где количество проектно-конструкторских документов может составлять тысячи. Образец ведомости покупных изделий есть в пункте 6.4 ГОСТ 2.106-68. Прописывается номер строки, наименование продукции, обозначение документа. Основанием составления перечня становится пункты 5, 5а спецификаций поставки. Дублируются номера документов: стандартов, технических условий, пояснительных записок. Указывается название компании поставщика и его адрес. Для каждого из покупных изделий по ГОСТ 2.106-68 заполняется графа «куда входит». В отдельных случаях допускается эту информацию не вписывать.
Определяется, сколько изделий необходимо на единицу разработанной продукции. В ведомости эти данные расположены в графе «Количество на изделие». При необходимости заполняется графа примечания, где отмечены особые качества, характеристики, единицы измерения и другая информация. В основном дополнительная информация необходима по изделиям зарубежных производителей, где возможно применяются другие стандарты. Коды импортных деталей можно не вписывать в ведомость.
Нюансы заполнения
Для того, чтобы иметь основание включать в состав поставки то или иное изделие, конструктор должен представить документальное подтверждение необходимости использования именно этой продукции. Отражается это в разрешениях на применение. Образец ведомости покупных изделий на примере заполнения одной строки по порядку слева направо:
- порядковый номер — 1;
- наименование — Подшипник 53618;
- обозначение документа на поставку — ГОСТ 24696-81;
- куда входит — АГБВ421213.421;
- количество на изделие — 4;
- всего — 4.
Примерное заполнение ЕСКД можно найти на тематических сайтах, поскольку в различных отраслях деятельности имеются нюансы оформления, предъявляются иные требования. При общих правилах стандарт допускает некоторую гибкость в оформлении. Это позволяет оптимизировать процесс составления пакета КД. Используя готовый шаблон, пример заполнения экономится время. Основная информация в документе представлена в табличной форме. Так удобнее находить нужную позицию при поиске изделия.
Особым разделом является список поставщиков. Практика показывает, что необходимо указывать полные реквизиты организации.
Электронная почта, номера телефонов станут помощниками при необходимости оперативно связаться с поставщиком в случае возникновения производственных вопросов. Очень удобным методом заполняют выделенные подгруппы изделий. Разделив перечень всех изделий по категориям, легче становится найти необходимую деталь. Показательные примеры однородных групп выглядят следующим образом. Отдельный документ с названием «Конденсаторы» включает в себя список продукции этого вида, упорядоченный по алфавиту. Если указаны только цифровые значения продукции, то располагают их в порядке возрастания.
Скачать шаблон ведомости покупных изделий
В перечне покупных изделий акцентируется внимание на технических характеристиках продукции, что важно при производстве сложных конструкций, например, в мебельной, станкостроительной промышленности. Кроме того, в документе есть ссылки на дополнительную информацию: указываются номера договоров, оговаривается ответственность сторон при транспортировке, хранении, установке и эксплуатации продукции.
Оформление документа
Общий вид ведомости должен удовлетворять требованиям ГОСТ. Титульный лист документа является фактически оглавлением и так иногда и называется. Затем список разделов продукции, объединенной общими признаками по назначению, конструктивным характеристикам. Использовать для составления документа можно любые подходящие программы, от встроенных системных пакетов до продуктов сторонних разработчиков. Оформление допускает свободу в выборе шрифтов, размеров, но при этом важно строго соблюдать структуру документа и правила заполнения всех граф по нормам ЕСКД.
Общие правила, стандарты оформления ведомостей покупных изделий делают возможным понимание специалистами из разных областей деятельности общих целей и задач. Самыми строгими нормами отличаются пакеты КД для Министерства обороны, где даже для импортных деталей прописана необходимость указания всех характеристик, ссылки и номера всех договоров на поставку покупных изделий. Для большинства же конструкторских, проектных, производственных организаций требования не столь жестки.
Существенно облегчает работу использование унифицированных шаблонов. Достаточно скачать в нужном формате образец. Важно, чтобы в используемой программе была возможность редактирования содержимого.
Шаблон чаще всего делается в приложениях стандартного пакета Microsoft Office. Ведомость покупных изделий относится к категории текстовых документов, поэтому использовать можно любой редактор.
Иное дело с графикой. Такие конструкторские документы выполняются в специальных программах. Графические редакторы требуют специальных знаний и навыков работы с ними. Кроме того, грамотные чертежи выполняются квалифицированными специалистами, прошедшими обучение и имеющими соответствующие документы. Текстовые проектно-конструкторские документы делаются на стандартном компьютере базовой комплектации. Достаточно иметь перед глазами ГОСТ 2.106-68 и владеть элементарными навыками пользования ПК.
